Assistant⸱e de Délégation Générale

Présentation de la structure

France Volontaires est la plateforme française des Volontariats Internationaux d'Echange et de Solidarité (VIES). Créée en 2009, France Volontaires est le fruit d'une construction partagée entre des acteurs publics et associatifs impliqués dans la solidarité internationale. Opérateur du Ministère de l'Europe et des Affaires Etrangères, elle assure une mission d'intérêt général : le développement et la promotion des engagements volontaires et solidaires à l'international.

Détails de l'offre

Membre de la Délégation Générale et rattaché⸱e hiérarchiquement au Délégué Général, l'assistant⸱e assure l'ensemble des missions administratives liées aux obligations de la Délégation Générale et coordonne l'organisation interne, le tout dans le strict respect du secret professionnel. Véritable personne de confiance auprès du Président, du Délégué général et du Secrétaire général, il/elle apporte un appui administratif, opérationnel et institutionnel.

Il/elle a pour principales activités :

• Assister, sur le plan administratif, le Président, le Délégué général et le Secrétaire général dans le fonctionnement institutionnel
• Gérer l'agenda du Délégué général et du Secrétaire général
• Organiser les déplacements professionnels nationaux et internationaux
• Organiser les réunions internes et externes, en présentiel ou en distanciel
• Participer ou organiser les évènements en lien avec les acteurs concernés
• Elaborer et suivre le budget de la délégation générale
• Réaliser les activités de secrétariat courantes de la délégation générale
• Assurer le suivi administratif des Conventions
• Relayer les informations internes et externes nécessaires au bon fonctionnement de la délégation générale
• Organiser le classement des dossiers, des courriers et l'archivage en lien avec les Moyens généraux
• Filtrer les appels et assurer l'accueil physique des interlocuteurs de la délégation générale

Compétences / connaissances requises

Formation et expérience 

• Diplôme supérieur en assistanat de direction, management des organisations avec une spécialité d'assistant⸱e de manager
• Expérience confirmée dans un emploi similaire, idéalement dans un environnement international

Compétences

• Connaissance de l'organisation générale et du fonctionnement d'un organisme privé ou public
• Connaissance générale des techniques de gestion administrative et de secrétariat
• Maîtrise des techniques de la communication orale et écrite
• Maîtrise des normes rédactionnelles, bonne rédaction des courriers, comptes rendus, notes, rapports
• Maîtrise de la communication professionnelle en anglais, 2ème langue appréciée
• Maîtrise des outils du Pack Office, et des outils collaboratifs (webconférence, planning partagé, réseaux sociaux …)
• Bonne capacité de rédaction de courriers, comptes-rendus, notes, rapports
• Savoir réaliser une veille informationnelle et règlementaire

Aptitudes personnelles

• Forte capacité d'organisation, de gestion du temps et des priorités, rigueur et méthode
• Discrétion et respect de la confidentialité
• Grande aisance relationnelle
• Disponibilité, flexibilité, autonomie et proactivité

Modalités de candidature

Transmettre un CV et une lettre de motivation à recrutement@france-volontaires.org